Entro il 25 maggio del 2018, tutti dobbiamo adattarci al nuovo regolamento europeo in materia di trattamento dei dati personali.

In questa guida cerco di spiegarvi, in passaggi sintetici ma abbastanza chiari, cosa bisogna fare e non fare per adeguarsi alla normativa europea.

Fondamenti di liceità del trattamento

Il regolamento conferma che ogni trattamento deve trovare fondamento in un’idonea base giuridica; i fondamenti di liceità del trattamento sono indicati all’art. 6 del regolamento e sono, in linea di massima, come quelli previsti attualmente dal Codice privacy – d.lgs. 196/2003.

In particolare 

Cosa Cambia

• Per i dati sensibili, il consenso deve essere esplicito; lo stesso dicasi per il consenso a decisioni basate su trattamenti automatizzati (compresa la profilazione – art. 22). Qua potete trovare le linee guida da seguire www.garanteprivacy.it/regolamentoue/profilazione.
• Non deve essere necessariamente documentato per iscritto, né è richiesta la forma scritta, anche se questa è modalità idonea a configurare l’inequivocabilità del consenso e il suo essere esplicito (per i dati sensibili); inoltre, il titolare (art. 7.1) deve essere in grado di dimostrare che l’interessato ha prestato il consenso a uno specifico trattamento.
• Il consenso dei minori è valido a partire dai 16 anni (il limite di età può essere abbassato fino a 13 anni dalla normativa nazionale); prima di tale età occorre raccogliere il consenso dei genitori o di chi ne fa le veci.

Cosa Non Cambia

• Deve essere, in tutti i casi, libero, specifico, informato e inequivocabile e non è ammesso il consenso tacito o presunto (no a caselle pre-spuntate su un modulo).
• Deve essere manifestato attraverso “dichiarazione o azione positiva inequivocabile”

N.B. Il consenso raccolto prima del 25 maggio 2018 è valido se ha tutte le caratteristiche di cui sopra. In caso contrario, bisogna prima di tale data, raccogliere nuovamente il consenso degli interessati secondo quanto prescrive il regolamento, se si vuole continuare a fare ricorso a tale base giuridica. In particolare, occorre verificare che la richiesta di consenso sia chiaramente distinguibile da altre richieste o dichiarazioni rivolte all’interessato (art. 7.2), per esempio all’interno di modulistica. Prestare attenzione alla formula utilizzata per chiedere il consenso: deve essere comprensibile, semplice, chiara (art. 7.2).

Interesse vitale di un terzo

Cosa Cambia –>  Si può invocare tale base giuridica solo se nessuna delle altre condizioni di liceità può trovare applicazione (si veda considerando 46).

Interesse legittimo prevalente di un titolare o di un terzo

Cosa Cambia

• Il bilanciamento fra legittimo interesse del titolare o del terzo e diritti e libertà dell’interessato non spetta all’Autorità ma è compito dello stesso titolare; si tratta di una delle principali espressioni del principio di “responsabilizzazione” introdotto dal nuovo pacchetto protezione dati.
• L’interesse legittimo del titolare o del terzo deve prevalere sui diritti e le libertà fondamentali dell’interessato per costituire un valido fondamento di liceità.

Cosa Non Cambia

• Il regolamento chiarisce espressamente che l’interesse legittimo del titolare non costituisce idonea base giuridica per i trattamenti svolti dalle autorità pubbliche in esecuzione dei rispettivi compiti

Informativa

Contenuti dell’informativa

Cosa Cambia

• I contenuti dell’informativa sono elencati in modo tassativo negli articoli 13, paragrafo 1, e 14, paragrafo 1, del regolamento e in parte sono più ampi rispetto al Codice. In particolare, il titolare deve sempre specificare i dati di contatto del RPD-DPO (Responsabile della protezione dei dati – Data Protection Officer), ove esistente, la base giuridica del trattamento, qual è il suo interesse legittimo se quest’ultimo costituisce la base giuridica del trattamento, nonché se trasferisce i dati personali in Paesi terzi e, in caso affermativo, attraverso quali strumenti (esempio: si tratta di un Paese terzo giudicato adeguato dalla Commissione europea; si utilizzano BCR di gruppo; sono state inserite specifiche clausole contrattuali modello, ecc.).
• Il regolamento prevede anche ulteriori informazioni in quanto “necessarie per garantire un trattamento corretto e trasparente”: in particolare, il titolare deve specificare il periodo di conservazione dei dati o i criteri seguiti per stabilire tale periodo di conservazione, e il diritto di presentare un reclamo all’autorità di controllo.
• Se il trattamento comporta processi decisionali automatizzati (anche la profilazione), l’informativa deve specificarlo e deve indicare anche la logica di tali processi decisionali e le conseguenze previste per l’interessato.

Tempi dell’informativa

Cosa Cambia

• Nel caso di dati personali non raccolti direttamente presso l’interessato (art. 14 del regolamento), l’informativa deve essere fornita entro un termine ragionevole che non può superare 1 mese dalla raccolta, oppure al momento della comunicazione (non della registrazione) dei dati (a terzi o all’interessato) (diversamente da quanto prevede attualmente l’art. 13, comma 4, del Codice).

Modalità dell’informativa

Cosa Cambia

• Il regolamento specifica molto più in dettaglio rispetto al Codice le caratteristiche dell’informativa, che deve avere forma concisa, trasparente, intelligibile per l’interessato e facilmente accessibile; occorre utilizzare un linguaggio chiaro e semplice, e per i minori occorre prevedere informative idonee (si veda anche considerando 58).
• L’informativa è data, in linea di principio, per iscritto e preferibilmente in formato elettronico (soprattutto nel contesto di servizi online: si vedano art. 12, paragrafo 1, e considerando 58), anche se sono ammessi “altri mezzi”, quindi può essere fornita anche oralmente, ma nel rispetto delle caratteristiche di cui sopra (art. 12, paragrafo 1). Il regolamento ammette, soprattutto, l’utilizzo di icone per presentare i contenuti dell’informativa in forma sintetica, ma solo “in combinazione” con l’informativa estesa (art. 12, paragrafo 7); queste icone dovranno essere identiche in tutta l’Ue e saranno definite prossimamente dalla Commissione europea.
• Sono inoltre parzialmente diversi i requisiti che il regolamento fissa per l’esonero dall’informativa (si veda art. 13, paragrafo 4 e art. 14, paragrafo 5 del regolamento, oltre a quanto previsto dall’articolo 23, paragrafo 1, di quest’ultimo), anche se occorre sottolineare che spetta al titolare, in caso di dati personali raccolti da fonti diverse dall’interessato, valutare se la prestazione dell’informativa agli interessati comporti uno sforzo sproporzionato (si veda art. 14, paragrafo 5, lettera b) ) – a differenza di quanto prevede l’art. 13, comma 5, lettera c) del Codice.

Cosa Non Cambia

• L’informativa (disciplinata nello specifico dagli artt. 13 e 14 del regolamento) deve essere fornita all’interessato prima di effettuare la raccolta dei dati (se raccolti direttamente presso l’interessato – art. 13 del regolamento). Se i dati non sono raccolti direttamente presso l’interessato (art. 14 del regolamento), l’informativa deve comprendere anche le categorie dei dati personali oggetto di trattamento. In tutti i casi, il titolare deve specificare la propria identità e quella dell’eventuale rappresentante nel territorio italiano, le finalità del trattamento, i diritti degli interessati (compreso il diritto alla portabilità dei dati), se esiste un responsabile del trattamento e la sua identità, e quali sono i destinatari dei dati.

Diritti degli interessati

Modalità per l’esercizio dei diritti

Cosa Cambia

Le modalità per l’esercizio di tutti i diritti da parte degli interessati sono stabilite, in via generale, negli artt. 11 e 12 del regolamento.

• Il termine per la risposta all’interessato è, per tutti i diritti (compreso il diritto di accesso), 1 mese, estendibile fino a 3 mesi in casi di particolare complessità; il titolare deve comunque dare un riscontro all’interessato entro 1 mese dalla richiesta, anche in caso di diniego.
• Spetta al titolare valutare la complessità del riscontro all’interessato e stabilire l’ammontare dell’eventuale contributo da chiedere all’interessato, ma soltanto se si tratta di richieste manifestamente infondate o eccessive (anche ripetitive) (art.12, paragrafo 5), a differenza di quanto prevedono gli art. 9, comma 5, e 10, commi 7 e 8, del Codice, ovvero se sono chieste più “copie” dei dati personali nel caso del diritto di accesso (art. 15, paragrafo 3);in quest’ultimo caso il titolare deve tenere conto dei costi amministrativi sostenuti. Il riscontro all’interessato di regola deve avvenire in forma scritta anche attraverso strumenti elettronici che ne favoriscano l’accessibilità; può essere dato oralmente solo se così richiede l’interessato stesso (art. 12, paragrafo 1; si veda anche art. 15, paragrafo 3).
• La risposta fornita all’interessato non deve essere solo “intelligibile”, ma anche concisa, trasparente e facilmente accessibile, oltre a utilizzare un linguaggio semplice e chiaro.

Cosa non cambia

ll titolare del trattamento deve agevolare l’esercizio dei diritti da parte dell’interessato, adottando ogni misura (tecnica e organizzativa) a ciò idonea. Benché sia il solo titolare a dover dare riscontro in caso di esercizio dei diritti (art. 15-22), il responsabile è tenuto a collaborare con il titolare ai fini dell’esercizio dei diritti degli interessati (art. 28, paragrafo 3, lettera e) ).

• L’esercizio dei diritti è, in linea di principio, gratuito per l’interessato, ma possono esservi eccezioni (si veda il paragrafo “Cosa cambia”). Il titolare ha il diritto di chiedere informazioni necessarie a identificare l’interessato, e quest’ultimo ha il dovere di fornirle, secondo modalità idonee (si vedano, in particolare, art. 11, paragrafo 2 e art. 12, paragrafo 6).
• Sono ammesse deroghe ai diritti riconosciuti dal regolamento, ma solo sul fondamento di disposizioni normative nazionali, ai sensi dell’articolo 23 nonché di altri articoli relativi ad ambiti specifici (si vedano, in particolare, art. 17, paragrafo 3, per quanto riguarda il diritto alla cancellazione/”oblio”, art. 83 – trattamenti di natura giornalistica e art. 89 – trattamenti per finalità di ricerca scientifica o storica o di statistica).

Diritto di accesso (art. 15)

Cosa Cambia

• Il diritto di accesso prevede in ogni caso il diritto di ricevere una copia dei dati personali oggetto di trattamento.
• Fra le informazioni che il titolare deve fornire non rientrano le “modalità” del trattamento, mentre occorre indicare il periodo di conservazione previsto o, se non è possibile, i criteri utilizzati per definire tale periodo, nonché le garanzie applicate in caso di trasferimento dei dati verso Paesi terzi.

Diritto di cancellazione (diritto all’oblio) (art.17)

Cosa Cambia

• Il diritto cosiddetto “all’oblio” si configura come un diritto alla cancellazione dei propri dati personali in forma rafforzata. Si prevede, infatti, l’obbligo per i titolari (se hanno “reso pubblici” i dati personali dell’interessato: ad esempio, pubblicandoli su un sito web) di informare della richiesta di cancellazione altri titolari che trattano i dati personali cancellati, compresi “qualsiasi link, copia o riproduzione” (si veda art. 17, paragrafo 2).
• Ha un campo di applicazione più esteso di quello di cui all’art. 7, comma 3, lettera b), del Codice, poiché l’interessato ha il diritto di chiedere la cancellazione dei propri dati, per esempio, anche dopo revoca del consenso al trattamento (si veda art. 17, paragrafo 1).

Diritto di limitazione del trattamento (art. 18)

Cosa Cambia

• Si tratta di un diritto diverso e più esteso rispetto al “blocco” del trattamento di cui all’art. 7, comma 3, lettera a), del Codice: in particolare, è esercitabile non solo in caso di violazione dei presupposti di liceità del trattamento (quale alternativa alla cancellazione dei dati stessi), bensì anche se l’interessato chiede la rettifica dei dati (in attesa di tale rettifica da parte del titolare) o si oppone al loro trattamento ai sensi dell’art. 21 del regolamento (in attesa della valutazione da parte del titolare).
• Esclusa la conservazione, ogni altro trattamento del dato di cui si chiede la limitazione è vietato a meno che ricorrano determinate circostanze (consenso dell’interessato, accertamento diritti in sede giudiziaria, tutela diritti di altra persona fisica o giuridica, interesse pubblico rilevante).

Diritto alla portabilità dei dati (art. 20)

Cosa Cambia

• Si tratta di uno dei nuovi diritti previsti dal regolamento, anche se non è del tutto sconosciuto ai consumatori (si pensi alla portabilità del numero telefonico).
• Non si applica ai trattamenti non automatizzati (quindi non si applica agli archivi o registri cartacei) e sono previste specifiche condizioni per il suo esercizio; in particolare, sono portabili solo i dati trattati con il consenso dell’interessato o sulla base di un contratto stipulato con l’interessato (quindi non si applica ai dati il cui trattamento si fonda sull’interesse pubblico o sull’interesse legittimo del titolare, per esempio), e solo i dati che siano stati “forniti” dall’interessato al titolare (si veda il considerando 68 per maggiori dettagli).
• Inoltre, il titolare deve essere in grado di trasferire direttamente i dati portabili a un altro titolare indicato dall’interessato, se tecnicamente possibile.

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